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Dokumente verwalten, wiederfinden & organisieren mit dem browserbasierenden Dokumentenmanagement - System von basic-erp.



Dokumentenmanagement System (DMS)

Dokumente verwalten, wiederfinden und archivieren


Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) dient in erster Linie zum papierlosen Umgang mit Akten und Unterlagen.
Schriftverkehr wird digitalisiert und anschließend im Dokumentenmanagement-System (DMS) hinterlegt. Dabei müssen wichtige Voraussetzungen erfüllt werden, damit die elektronisch erfassten Dokumente ihre Rechtsbeständigkeit behalten.


Da es eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen gibt, erschließt sich der größte Vorteil eines elektronischen Dokumentenmanagement - Systems offensichtlich in der resultierenden Platzersparnis und der entstehenden Kostenersparnis, die eine aufwendige Lagerung mitsich gebracht hätte.

rechnet sich ein elektronsiches Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) von basic-erp rechnet sich bereits,
  • wenn Ihre Jahresausgaben für die Archivierung und Verwaltung Ihrer Unterlagen mehr als 15.000 Euro kostet.
  • wenn Sie zusätliche Fläche oder gar Räume benötigen und zur Verfügung stellen müssen.
  • wenn Sie Personal einstellen müssen, weil Ihre Mitarbeiter wegen der Organisation der Dokumente von der regulären Arbeit abgehalten werden.
Ein Dokumentenmanagementsystem von basic-erp amortisiert sich dann bereits nach 9-12 Monaten.

Umweltbewusst weil ökologisch sinnvoll. Die mit dem elektronischen Dokumenten-management eingehende Ressourcenersparnis schützt nachhaltig die Umwelt.


Was kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) von basic-erp?

Dokumenten-Management-System (DMS) von basic-erp erfüllt Ihre Anforderungen.


10 Gründe für ein Dokumentenmanagementsystem von basic-erp.
  1. Sicheres, leichtes und benutzerfreundliches Archivieren
    Unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) verarbeitet alle Unterlagen zu unveränderbaren, rechtsgültigen PDF-Dateien.
    Erfüllen Sie mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) von basic-erp gesetzliche Vorgaben wie Revisionssicherheit, Aufbewahrungsfirsten bzw. Archivierungsfristen nach GDPdU.

  2. Schnelles, zeitsparendes Wiederfinden
    Mit unserer Volltextsuche ermöglichen wir eine schnelle und einfache Suche nach den gewünschten Unterlagen. Schlüsselwörter müssen nicht angelegt werden.

  3. Zusammenfassen von Dokumenten und Informationen zu Akten
    Erstellen Sie zusammenhängende PDF-Dateien eines einzelnen Vorgangs.

  4. Zuordnen zu Vorgängen
    Erstellen Sie einfach und unkompliziert Querverweise und Verknüpfungen mit zusammengehörenden Unterlagen und Informationen per EAN, oder QR Code und beherrschen Sie so die immer größer werdende Informationsflut.

  5. Aktualisierung von Archivdateien
    Eine Unveränderbare PDF-Unterlage wird zu einer veränderbaren PDF-Datei geklont und als neueste Dokumentenversion hinterlegt. Die Original-PDF bleibt unverändert erhalten.

  6. Versionieren/Dokumenten-Historie
    Welche archivierte PDF-Datei ist die aktuellste Dokumentenversion. Was hat wann, wer geändert?
    Vermeiden Sie Unsicherheiten, ob das vorliegende Dokument auch die aktuellsten Informationen enthält! Durch das Dokumentenmanagement-System (DMS) von basic-erp stellen Sie sicher, dass Sie immer die aktuellsten Dateiversion vorliegen haben.

  7. Integrieren in Geschäftsprozesse
    Fehlervermeidung bei immer wieder kehrenden Aufgaben/Prozessen (Workflow) zum Beispiel bei geführten und dokumentierten Reklamationsbearbeitungen. Jeder Schritt wird dokumentiert und Sie können jederzeit nachvollziehen, wie eine Reklamation bearbeit wurde.

  8. Verwaltung von weiterführenden Informationen
    E-Mails und Anhänge können ebenso hinterlegt und archiviert werden.

  9. Verknüpfung von Informationen
    Welche Dokumente/Mails/etc... gehören zusammen? Sehen Sie auf einen Blick, welche Informationen zusammen gehören.

  10. Schützen von Dokumenten
    Vergeben Sie Zugriffsberechtigungen, die Sie jederzeit per Mausklick nachvollziehen können. Unternehmenskritische Informationen wie Entwicklungsgeheimnisse vor unberechtigten Zugriffen schützen.


Warum gerade wir das richtige Dokumentenmanagement (DMS) anbieten?

Weil Sie außerdem für eine erfolgreiche Einführung eines Dokumentenmanagementsytem (DMS/ECM) folgendes berücksichtigen müssen:

  • Zukunftssichere Investiotion durch innovative Technologie
    Da das Dokumentenmanagement-System (DMS) von basic-erp auf neuester und innovativer Browsertechnologie basiert, ist Ihre Investion zukunftsorientiert ein Schritt in die nachhaltigste Richtung.

  • Kaum Berührungsängste
    Da unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) browserbasierend ist und eigentlich jeder ausreichend Erfahrung mit Browsern hat, finden unsere Systeme breite Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern.

  • "Look and feel" im Browser
    Die Einarbeitungszeit für die Mitarbeiter muss minimal sein.
    Das Dokumentenmanagementsystem von basic-erp führt wie alle unsere Business IT Lösungen die Benutzer intuitiv durch die Anwendung.
    Dadurch ist nur eine geringe bis gar keine Schulung der Mitarbeiter notwendig.

  • Geringer Einrichtungsaufwand
    Der Aufwand, das DMS einzurichten muss so gering wie möglich sein.
    Außerdem können Sie bereits vorhandene Dokumente innerhalb kürzester Zeit in unser Dokumentenmanagementsystem übernehmen.

  • Angepasste Prozesse für Ihren individuellen Workflow
    Die Einbindung in Ihre vorhandene Arbeitsumgebung muss reibungslos funktionieren. Genau hier ist das Dokumentenmanagementsystem (DMS) von basic-erp besonders stark. Unser Dokumenten-Management-System (DMS) erlaubt, dass Ihre Mitarbeiter exakt genauso weiterarbeiten können, wie Sie es seither auch gewohnt waren.




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Die Informationen über Dokumentenmanagementsysteme wurden nach bestem Wissen von unseren Softwareentwickler und Programmierer zusammengestellt und dienen der allgemeinen Information über Dokumentenmanagementsysteme. Diese Informationen können eine individuelle Beratung über Dokumentenmanagementsysteme durch ein Softwareunternehmen nicht ersetzen! Eine Haftung aufgrund der allgemeinen Hinweise über Dokumentenmanagementsysteme auf der Website unserer Softwarefirma ist ausgeschlossen. Vervielfältigung und Verbreitung aller Angaben über Dokumentenmanagementsysteme nur mit schriftlicher Genehmigung unserer Softwarefirma.



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